Gestão e cobrança de títulos vencidos
Funcionalidade
Gestão e cobrança de títulos vencidos através da geração de atendimentos de cobrança.
Opções:
- Geração de atendimentos:
- Automática
- Manual
- Designação de usuário responsável pela cobrança:
- Para o usuário do documento de origem
- Para usuário específico
- Por empresa
- Específico por cliente
- Definição de dias para abertura do atendimento após o vencimento:
- Por empresa
- Específico por cliente
- Condição especial para abertura de atendimentos na implementação do sistema:
- Número de dias dos títulos vencidos para regra especial na implantação
- Usuário específico para abertura dos atendimentos
Caminhos
Configurações
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Configurações Gerais
- Aba Atendimentos de Cobrança
Geração manual de atendimentos
- Módulos \ CRM One \ Ferramentas \ Geração de atendimentos de cobrança
Exemplo de cenário de negócios
A OEC Computers é uma empresa usuária do SAP Business One e precisa implementar um processo para gestão e cobrança de títulos vencidos, o padrão de cobrança estabelecido para a empresa é que deverão ser cobrados imediatamente todos os títulos vencidos a mais de 10 dias, a cobrança destes títulos deverá ser direcionada para Maria, que é a usuária do SAP Business One responsável pela cobrança da empresa.
Existem algumas exceções de cobrança, onde os clientes classificados como “Grandes contas” serão cobrados diretamente pela Paula que é a gerente financeira da empresa, nestes casos a quantidade de dias para cobrar o título vencido poderá variar de caso a caso, dentro das seguintes condições: 15 dias após o vencimento; 30 dias após o vencimento; ou 45 dias após o vencimento.
Fluxo de implementação
- Configurar os tipos de atividade e assuntos (utilizados para registro das ações)
- Cadastrar tipo de atendimento apropriado e vincular os assuntos
- Configurar o CRM One para geração dos atendimentos de cobrança
- Cadastrar categorias e características de PN
- Vincular as características à clientes específicos
Cadastrando tipos de atividade
- Módulos \ Parceiros de negócios \ Atividade
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-59.png)
No campo “Tipo” definir um novo tipo de registro de atividade, neste exemplo será criado o “tipo de atividade” chamado “CRM One”.
- Clicar no campo “Tipo” e usar a opção “Definir novo”
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-60.png)
- Na tela “Tipos de atividade – Configuração”, criar uma nova linha com a destrição “CRM One”.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-61.png)
Cadastrando assuntos de atividades
Em assuntos de atividades criar novos assuntos (utilizados para classificar as “ações” que devem ser executadas no atendimento).
Neste exemplo criar os assuntos:
- Abertura
- Follow Up
- Encerramento
- Ligar
- Enviar E-mail
- Negativar
Para criação dos assuntos, selecionar no campo “Tipo” a opção “CRM One”, no campo “Assunto” clicar em “definir novo”.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-62.png)
Na tela “Temas da atividade – Configuração”, cadastrar os assuntos listados: Abertura; Follow Up; Encerramento; Ligar; Enviar E-mail; Negativar.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-63.png)
Cadastrando o tipo de atendimento
- Módulos \ CRM One \ Configuração \ Cadastro de Tipos de Atendimento
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-64.png)
Efetuar o cadastro de um tipo de atendimento para “Cobrança”, neste exemplo serão utilizadas as seguintes informações:
- Descrição: Cobrança
- Dias para vencimento: 90 (noventa)
Este campo é utilizado para geração de indicadores de desempenho, onde ao criar o atendimento o campo “Data de vencimento” do atendimento será definido com um vencimento para 90 (noventa) dias após a sua criação. - Editável: Desmarcado
Esta opção impede que o usuário altere a data de vencimento do atendimento. - Dias Próx. Contato Abertura: 0 (zero)
Este campo é utilizado para definir no momento da criação do atendimento em quantos dias o usuário deverá realizar o primeiro contato/interação com o cliente. - Categoria: Cobrança
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-65.png)
Após informar os dados, deverão ser vinculados os “Assuntos/Ações” que serão executados/tratados no atendimento.
Clicar com o botão direito do mouse sobre o título da coluna “Assunto”, utilizar a opção “Adicionar linha” adicionando uma nova linha para cada “Assunto/Ação”, selecionar os seguintes assuntos para serem utilizados no processo de atendimento:
- Abertura
- Ligar
- Enviar e-mail
- Negativar
- Encerramento
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-66.png)
Depois de adicionar todas as linhas de assuntos, clicar em “Adicionar” para concluir a criação/cadastro do tipo de atendimento.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-67.png)
Configurações gerais
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Configurações gerais
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-68.png)
Na aba “Atendimento de cobrança” realizar as configurações:
- Gerar atendimento para títulos vencidos: Ativar
Esta opção ativa a geração automática de atendimento, a ação ocorre quando o “add-on” CRM One é iniciado para o primeiro usuário no dia.
- Dias após vencimento: 10 (dez)
Determina a quantidade de dias que deverá ser gerado o atendimento após o vencimento de um título. - Destinatário: Usuário Específico
Existem duas opções “Usuário específico” onde todos os atendimentos gerados, são encaminhados para o usuário definido no campo “Usuário prox. Contato” ou a opção “Usuário do documento”, onde os atendimentos são encaminhados para o usuário criador do documento/título vencido. - Usuário de próx. Contato: Maria
Neste exemplo de negócios será selecionado o usuário que corresponde a pessoa responsável por fazer a cobrança da empresa.
- Atendimento padrão: 1 – Cobrança
Definindo neste campo de tipo de atendimento usado para “classificar” os atendimentos deste processo de cobrança.
- Assunto abertura: Abertura
- Encaminhar os títulos vencidos a mais de: “1500” dias para o usuário: “Jurídico”
Esta configuração determina que ao implantar o processo de geração de atendimentos de cobrança, caso existam por exemplo títulos vencidos a mais de 1500 dias estes títulos gerem atendimentos que serão encaminhados para o “setor jurídico” da empresa e não para a usuária “Maria”.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-69.png)
Após definir todas as configurações clicar em “Atualizar” para salvar as opções.
Geração automática de atendimentos de cobrança
Ao inicializar de forma “automática” ou “manual” o add-on CRM One, será apresentada uma mensagem na área de notificação
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-70.png)
Durante a inicialização será executado em segundo plano pelo CRM One a criação dos atendimentos de cobrança.
O log de execução do processo de geração de atendimentos é salvo em:
- Módulos \ Ferramentas \ Janelas definidas pelo usuário \ DWU_ATDAU – CRM One – Atendimentos Aut.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-71.png)
Geração manual de atendimentos de cobrança
Por opção, caso a geração automática não esteja ativada é possível executar manualmente a criação de atendimentos de cobrança, para esta ação executar a opção:
- Módulos \ CRM One \ Ferramentas \ Geração de atendimentos de cobrança
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-72.png)
Cockpit – aba Atendimentos
A visualização de atendimentos gerados para um cliente específico, pode ser observada na aba “Atendimentos” do Cockpit.
No detalhe abaixo é possível visualizar que houveram atendimentos gerados para o usuário “Jurídico” e outros para a usuária “Maria”.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-73.png)
Abrindo o atendimento gerado para o usuário “Jurídico” é possível observar que este atendimento seguiu a regra da configuração, onde títulos com mais de 1500 dias do vencimento deveriam ser encaminhados para este usuário.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-74.png)
Enquanto que os atendimentos com menos de 1500 dias do vencimento, deveriam ser encaminhados para a usuária “Maria”, nesta situação observa-se o atendimento abaixo.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-75.png)
Condições especiais para geração de atendimentos de cobrança
Existem duas condições especiais para geração de atendimentos de cobrança que podem ser definidas para clientes específicos, são elas:
- Definir um usuário específico para a geração dos títulos de cobrança de um cliente específico.
- Definir uma quantidade de dias diferenciada após o vencimento, para considerar a geração de atendimentos de cobrança.
Para atender aos casos acima será necessário:
- Criar “Categorias de características” específicas com estas finalidades.
- Criar “Características de PN” específicas para esta finalidade.
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Cadastro de Categorias de Características
Realizar o cadastro de 2 (duas) “Categorias de características”, após acessar a tela de cadastro:
- Cadastrar a 1ª categoria de característica com as seguintes informações
- Descrição: Usuário de cobrança
- Categoria especial: Marcado
- Selecionar: Usuário cobrança
- Característica única por PN: Marcado
- Cadastrar a 2ª categoria de característica com as seguintes informações
- Descrição: Prazo diferenciado para executar a cobrança
- Categoria especial: Marcado
- Selecionar: Cobrança
- Característica única por PN: Marcado
IMPORTANTE: A marcação “Característica única por PN” é obrigatória nos cadastros de categorias acima, pois esta configuração impossibilita a vinculação de mais de uma característica da mesma categoria no cadastro do PN, evitando erros de configuração.
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Cadastro de Características
Realizar o cadastro de 4 (quatro) “Características”, com as seguintes informações:
- Cadastrar a 1ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrança executada pela Paula
- Categoria: “1 – Usuário de cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Usuário”.
- Usuário: Paula
Selecionar através do botão do tipo “Seleção da lista” a usuária Paula, que será a pessoa responsável por receber os atendimentos de cobrança dos clientes que possuírem esta característica.
- Cadastrar a 2ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 15 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 15
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 15 dias após o vencimento.
- Cadastrar a 3ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 30 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 30
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 30 dias após o vencimento.
- Cadastrar a 4ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 45 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 45
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 45 dias após o vencimento.
Visualização das configurações para designação de usuário específico de cobrança:
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-76.png)
Visualização das configurações para geração de cobrança com prazo diferenciado:
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-77.png)
Para realizar as respectivas configurações de um cliente específico, acessar o “cadastro de parceiros de negócio”, no cenário exemplo acessar o cliente “Cliente grandes contas”, clicar na aba “CRM One” e vincular ao cliente as características:
- 1 – Cobrança executada pela Paula
- 3 – Cobrar após 30 dias
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-78.png)
Ao acessar o Cockpit do cliente “Cliente grandes contas”, acessando a aba “Financeiro” é possível visualizar que este cliente possui 6 (seis) títulos em aberto, onde deste títulos 5 (cinco) estão vencidos.
Dos 5 (cinco) títulos vencidos, 1 (um) está vencido a menos de 30 dias e 4 (quatro) estão vencidos a mais de 30 (dias), desta forma para este cliente deverão ser gerados apenas 4 (quatro) atendimentos de cobrança e estes deverão ser encaminhados para a usuária “Paula”, gerente financeira que fará a cobrança dos títulos deste cliente.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-79.png)
Acessando a aba “Atendimentos” do cockpit deste cliente é possível observar os 4 (quatro) atendimentos gerados e a designação destes para a usuária “Paula”.
![](https://www.dwu.com.br/wp-content/uploads/2020/09/image-80.png)